スプレッドシートを共有する設定方法と、共有の解除・確認をする方法

Googleスプレッドシートのシートはデフォルトでは非公開ですが、他のユーザーと共有をしてシートを編集・閲覧をしたり、GCP(Google Cloud Platform)のサービスアカウントと共有をしてAPIで操作することができます。

今回は、PCのブラウザからアクセスするスプレッドシートで、ファイル共有に関する設定方法となります。

【スプレッドシート】共有の種類について

シートの共有には、次のように特定のユーザーと共有する方法と、シートの共有アドレスを公開し、そのリンクを知っているユーザーと共有する方法があります。

特定のユーザーとシートを共有する方法

特定のユーザー(Gmail・Googleグループ・GCPのサービスアカウントのアドレス)と、シートを共有する方法は以下となります。

  1. 共有したいシートを表示し、画面の右上にある「共有」ボタンを選択します。
    シートの画面右上の画像
  2. 共有設定の画面が表示されるので、「ユーザーやグループを追加」の項目にGmailなど、Googleのサービスのアドレスを入力します。
    共有設定のダイアログ画面の画像
  3. 共有の通知を送信できる画面となるので「送信」を選択します。
    共有の通知を送信できる画面の画像
    共有の通知を送信できる画面。送信時のメッセージを入力することも可能

上記設定により、指定したユーザーに共有の通知メールが送信され、シートを共有できます。

また、通知メールを送信する必要がない場合は、上記画面の「通知」のチェックを外すと、次のような画面となるので画面内の「共有」を選択します。

共有確認の画面の画像

Gmail以外のメールアドレスを指定する場合

上記の「ユーザーやグループを追加」の項目に、Gmail以外のメールアドレスを指定してシートの共有もできますが、その場合、特定のユーザーではなく、後述するリンクを知っているユーザーとシートを共有するかたちとなります。

共有の確認

特定のユーザーとシート共有すると、シートの画面右上のアイコンは次のようになります。

シートの画面右上の画像(特定のユーザーとシート共有した状態)

共有の解除

特定のユーザーとシートの共有を解除する方法は以下となります。

  1. 共有を解除したいシートを表示し、画面の右上にある「共有」ボタンを選択します。
  2. 共有を解除したいアカウントの右端にある権限のメニューを選択します。
    共有設定のダイアログ画面の画像
  3. 権限のメニューが表示されるので「削除」を選択します。
    共有設定のダイアログ画面内の権限メニューの画像

上記の手順により共有を解除できます。

共有したシートの権限を変更する場合

特定のユーザーと共有したシートの権限は、アカウントごとに上記の権限のメニューから、「編集者」や「閲覧者」などを選択して変更できます。

リンクを知っているユーザーとシートを共有する方法

上記のように特定のユーザーではなく、シートの共有アドレスを公開して、そのリンクを知っているユーザーとシートを共有する方法は以下となります。

  1. 共有したいシートを表示し、画面の右上にある「共有」ボタンを選択します。
    シートの画面右上の画像
  2. 共有設定の画面が表示されるので、「リンクを知っている全員に変更」を選択します。
    共有設定のダイアログ画面の画像
  3. シートの共有アドレスが表示されるので、「リンクをコピー」を選択し「完了」を選択します。
    共有設定でリンクを取得した画面の画像

上記でコピーしたリンクを、シートの共有をしたい相手にメールなどで送信します。それにより、リンクを受け取ったユーザーは、リンクからシートにアクセスできます。

共有の確認

シートの共有アドレスを公開して、そのリンクを知っているユーザーとシートを共有すると、シートの画面右上のアイコンは次のようになります。

シートの画面右上の画像(リンクを知っているユーザーとシートを共有した状態)

共有の解除

上記で公開した共有アドレスを非公開にして、シートの共有を解除する方法は以下となります。

  1. 共有を解除したいシートを表示し、画面の右上にある「共有」ボタンを選択します。
  2. 共有設定の画面が表示されるので、「変更」を選択します。
    共有設定のダイアログ画面の画像
  3. 共有リンクが表示される画面となるので、「リンクを知っている全員」を選択します。
    共有リンクが表示される画面の画像
  4. メニューが表示されるので「制限付き」を選択して「完了」をクリックします。
    共有設定のダイアログ画面内の共有メニューの画像

上記の手順により共有を解除できます。

共有したシートの権限を変更する場合

リンクを知っているユーザーと共有したシートの権限は、共有設定の画面内にある、以下の権限のメニューから「編集者」や「閲覧者」などを選択して変更できます。

共有設定でリンクを取得した画面の画像

スプレッドシート一覧ページで共有を確認する方法

スプレッドシートの一覧ページでは。共有を有効にしたシートに次のようにアイコンが追加され、共有の有効を確認できます。

スプレッドシートの一覧ページの画像
スプレッドシートの一覧ページ。シートの共有を有効にすると表示されるアイコン

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